Sylvia is bij een installatiebedrijf de ondersteunende spin in het web op kantoor. Ze neemt de telefoon aan, verzorgt de administratie en zorgt ervoor dat offertes netjes en zonder taalfouten de deur uitgaan.
Er was één taak waar ze een hekel aan had: een projectoverleg organiseren. Wat een gedoe. Daar moeten collega’s bij zijn die bij klanten werken, de commercieel directeur en een werkvoorbereider. Ze maakte dan een schema en was uren bezig met bellen: “Wanneer kun jij?” Steeds meer opties kruiste ze weg. Eén of twee dagen later had ze eindelijk iedereen gesproken en stuurde ze een mail: “De vergadering is aanstaande dinsdag om 15 uur hier op kantoor, hierbij ook de stukken.” En ja hoor: binnen twee uur twee reacties: “Sorry Syl, ik heb dan al een andere afspraak.” Gèk werd ze ervan.
Maar laatst had ze voor de directeur een afspraak gemaakt bij een klant. De secretaresse stuurde een bevestiging per email. Het was geen tekstbericht, maar een vergaderverzoek. Dát bracht Sylvia op een idee. Ze bekeek de agendapagina in Outlook nog eens goed en zag de knop Nieuwe vergadering. Daar had ze altijd overheen gekeken. Ze nam de tijd om eens te prutsen met die knop en vond ook de planningsassistent, én een handig YouTube-filmpje. Wow dat is handig! In een intern overleg vroeg ze om toegang tot de agenda’s van alle leidinggevend monteurs en de mensen op kantoor. Die kreeg ze.
En nu? Vergadering plannen? Kom maar door! Half uurtje werk maximaal, en dan zijn de agenda’s geboekt mét de vergaderstukken direct digitaal erbij voor elke deelnemer. Zo bespaart ze haar collega’s ook nog eens het gebruikelijke zoekwerk. Iedereen blij!
Sylvia baalde van een bepaald onderdeel in haar werk. Ze ontdekte dat ze iets kon leren en investeerde daar een paar uurtjes tijd in. Nu bespaart ze uren werk per keer, hoeft ze haar collega’s niet te storen en is de klus in één keer klaar. Haar werkplezier is enorm toegenomen en ze is trots op het resultaat.