Leren geeft meer werkplezier

Blog Werkplaats 21 Leren als multiplier

Sylvia is bij een installatiebedrijf de ondersteunende spin in het web op kantoor. Ze neemt de telefoon aan, verzorgt de administratie en zorgt ervoor dat offertes netjes en zonder taalfouten de deur uitgaan.

Er was één taak waar ze een hekel aan had: een projectoverleg organiseren. Wat een gedoe. Daar moeten collega’s bij zijn die bij klanten werken, de commercieel directeur en een werkvoorbereider. Ze maakte dan een schema en was uren bezig met bellen: “Wanneer kun jij?” Steeds meer opties kruiste ze weg. Eén of twee dagen later had ze eindelijk iedereen gesproken en stuurde ze een mail: “De vergadering is aanstaande dinsdag om 15 uur hier op kantoor, hierbij ook de stukken.” En ja hoor: binnen twee uur twee reacties: “Sorry Syl, ik heb dan al een andere afspraak.” Gèk werd ze ervan.

Maar laatst had ze voor de directeur een afspraak gemaakt bij een klant. De secretaresse stuurde een bevestiging per email. Het was geen tekstbericht, maar een vergaderverzoek. Dát bracht Sylvia op een idee. Ze bekeek de agendapagina in Outlook nog eens goed en zag de knop Nieuwe vergadering. Daar had ze altijd overheen gekeken. Ze nam de tijd om eens te prutsen met die knop en vond ook de planningsassistent, én een handig YouTube-filmpje. Wow dat is handig! In een intern overleg vroeg ze om toegang tot de agenda’s van alle leidinggevend monteurs en de mensen op kantoor. Die kreeg ze.

En nu? Vergadering plannen? Kom maar door! Half uurtje werk maximaal, en dan zijn de agenda’s geboekt mét de vergaderstukken direct digitaal erbij voor elke deelnemer. Zo bespaart ze haar collega’s ook nog eens het gebruikelijke zoekwerk. Iedereen blij!

Sylvia baalde van een bepaald onderdeel in haar werk. Ze ontdekte dat ze iets kon leren en investeerde daar een paar uurtjes tijd in. Nu bespaart ze uren werk per keer, hoeft ze haar collega’s niet te storen en is de klus in één keer klaar. Haar werkplezier is enorm toegenomen en ze is trots op het resultaat.

Mooie les

Blog Werkplaats 21 Mooie les

Sinds kort zit ik weer in de schoolbanken. Mijn brein kraakt daarom een beetje anders dan normaal. Spannend, inspirerend maar ook vermoeiend en natuurlijk verkeerd getimed: precies in een drukke tijd.

Gelukkig is de opleiding ook heel praktijkgericht. Dus besloot ik de huiswerkopdracht na het eerste blok maar direct te verwerken in trainingen die ik geef. Bijna mijn hele weekend was ik bezig mijn onderwerp te analyseren, te concretiseren, te vertalen naar uitleg en oefeningen en daarbij dan weer te beargumenteren waarom juist die vormen en die aanpak… Schrappen, opnieuw beginnen, weer lezen, schrijven: het was wennen en ploeteren.

Laten we zeggen dat na dat weekend ook mijn spieren kraakten, mijn ogen vierkant zagen, de huishoudelijke werkjes grotendeels waren blijven liggen en dat mijn gezinsgenoten weinig van mijn aanwezigheid hadden genoten.

Maar ik had nu wel twee modules klaar voor twee groepen. En met de feedback die ik kreeg van de trainer nog een tandje beter dan de eerste versie. Dus voor de uitvoering hoefde ik nauwelijks meer voorbereiding te doen. Die voorbereiding verliep heel soepel en de leeropbrengst van de trainingen was hoog. Mijn deelnemers waren tevreden, ik best wel trots op mijzelf.

Hoe Pi was mijn activiteit “Huiswerkopdracht blok 1 maken”? Mwa. Laag op Bestede Tijd en Energie, matig op Leren en Tevreden (je weet vooral wat je nog niet kunt), maar wel hoog op vooruitgang: klaar! En hoe Pi is mijn activiteit “Voorbereiden training”? Hoog op alle factoren! Het ploeterweekend is zo toch een hele goede investering geweest. Het plezier in mijn werk is voor dit stukje vakgebied structureel verhoogd.

Terug van vakantie

Met zo'n Pi-score heb je wel een koekje verdiend

Zaterdagavond kwamen we thuis van vakantie. Die was vrij kort en het weer was niet denderend geweest, maar we hebben een andere taal gesproken met aardige mensen, mooie dingen gezien en vooral een ontspannen leven geleid. Prima dus.

Zondag na het ontbijt stonden ze me aan te kijken: de koffer en de rugzakken, de schoenentas, de krat met boeken en keukenspullen plus de koelbox. In één keer was ik weer helemaal thuis. Schoonmaken, wassen en opruimen. Jèk, al die klusjes waar ik zo’n hekel aan heb.

Toch besloot ik eraan te beginnen. In mijn eigen tempo en op mijn eigen manier ging ik aan de slag. Eigenlijk viel het best mee. ’s Middags zat ik alweer met een boek in de zon in de wachttijd tussen wasmachine vullen – leeghalen – droger of ophangen – en weer een nieuwe ronde was. Met een welverdiend koekje erbij! En ’s avonds de strijkplank voor de TV met Zomergasten voor mijn neus was de strijk ook goed te doen. Dus aan het eind van de dag waren bijna alle vakantiespullen alweer schoon en opgeborgen. De mail van het werk mocht nog even dicht blijven tot de maandagochtend en ik was nog net zo ontspannen als in Frankrijk.

Hoe kijk ik nu terug op mijn zondag? Ik heb hem niet ervaren als een werkdag. Ik heb er zelf voor gekozen om aan mijn klusjes te gaan, en deed ze op mijn eigen manier. Dat ging soepel. Ik had tijd om te lezen. En ik ben blij met de voortgang: bijna klaar! En ik heb weer wat geleerd: vakantiespullen opruimen kan voelen als een vakantiedag. Mijn Pi-score hiervoor was een knappe 3,28. Ruim voldoende. Zelfs routine- en rotklusjes kunnen dus best meevallen.

Op bezoek bij Werkplaats 21

Hoi, kom binnen! Kopje thee of kopje koffie?

Je bent van ons gewend dat we jou in onze blogs laten zien hoe wij kijken naar mensen en hun werk. Deze keer ben je welkom voor een rondleiding in ons bedrijf.

Zullen we beginnen in de Werkplaats? Hier zie je instrumenten die wij gebruiken in ons werk. Het begint bij zes eenvoudige haakjes: wie, wat, hoe, waar, wanneer, waartoe. Deze woorden zijn de kapstok voor een schat aan belangrijke informatie. En wat zo mooi is: in de woorden van degene die de vraag beantwoordt.

Over woorden gesproken: wist je dat Werkplaats 21 is geboren toen wij aan negen woorden genoeg hadden om te definiëren wat een organisatie is, waar de focus moet liggen en hoe wij willen werken? We hebben die matrix op onze schriftjes gezet. Pak er maar één van de stapel.

Hier zie je een paar van onze producten: de workshop Nieuwe Jas voor wie begint met leiding geven, de module Procesmatig denken voor werkvoorbereiders van een installatiebedrijf en de workshop Doelen in Kaart, waarmee je de samenwerking in een team versterkt. Heb je al van onze Pepertjes gehoord? Dat zijn onze mini-workshops. De ijsjes van de zomeraanbieding liggen klaar in het vriesvak.

Via de Postkamer, waar Chimp onze mailings verzorgt, lopen we door naar de kantine. Wij vinden samen pauzeren belangrijk. Om balans te houden tussen ‘gaan’ (lees flow) en even ontspannen. Hier bespreken wat we om ons heen zien gebeuren. Vaak voeden we zo niet alleen de interne mens, maar ook de voorraad nieuwe ideeën.

En dit is Lab21. In het diepste geheim is hier het concept Pi ontwikkeld. Pi is de nieuwe maat voor Plezier in je werk. Pi is nuttig want als je plezier hebt in je werk ben je gemotiveerd, beter inzetbaar en veerkrachtiger. In Lab21 brengen we Pi nu naar het volgende niveau. De app is bijna klaar, de ondersteunende website ook.

Het goede nieuws: Pi wordt in november gelanceerd. Het beste nieuws: Pi wordt gratis!
Wil je bericht over de lancering in je mail, of ook zo’n schriftje? Stuur dan even een bericht naar onze Postkamer.

Tot ziens bij Werkplaats 21!

Blog Op bezoek bij Werkplaats 21

Minder ziekmeldingen, hoe doe ik dat?

Blog Werkplaats 21 Minder ziekmeldingen

“Maar een kwart van alle ziekmeldingen heeft een medische oorzaak”. Het bericht haalde de journaals dit weekend. Wie bleef luisteren hoorde de beter genuanceerde boodschap: een medewerker die niet lekker in zijn vel zit, heeft vaak maar een klein duwtje nodig om zich ziek te melden. Het goede nieuws is dat je als werkgever zulke ziekmeldingen vaak kunt voorkomen.

Het leven van een werkende mens is als een melkkrukje. De drie poten zijn werk, privé en gezondheid. Als één van die drie pootjes een barst heeft, heb je aan de andere twee genoeg steun om overeind te blijven. Maar als een tweede ook gaat wiebelen, dan stort het hele krukje in. Een medewerker meldt zich dan dus ziek.

Aan het pootje “thuis” kun je als werkgever niet veel doen. Soms helpt aandacht. En je mag er gerust op aansturen dat er hulp voor een privé probleem wordt georganiseerd.

Het pootje “werk” kun je als werkgever wel beïnvloeden. Er zijn drie oorzaken voor werkgerelateerd verzuim.
1. Chronische over- of onderbelasting. Wie te lang wordt overvraagd, raakt uitgeput. Een klein incident of een simpele verkoudheid kan dan genoeg zijn om volledig af te knappen. Andersom: wie zich vaak verveelt raakt minder betrokken en haakt gemakkelijk af. “Ze missen me toch niet”.
2. De organisatie van het werk. Kijk eens naar het gedoe dat ontstaat als er steeds zaken fout lopen, er veel werk dubbel moet gebeuren, projecten slecht zijn gepland en dergelijke. Betrokken mensen gaan dan te lang en te hard lopen om de boel te redden. Anderen haken juist af. Allebei ingrediënten voor een ziekmelding.
3. Sociale context. Mensen kunnen fysiek of mentaal echt ziek worden door structurele onderwaardering, veel wrijving of ruzie, mentale eenzaamheid of door pestgedrag.

De werkgever die oog ontwikkelt voor de signalen die werkgerelateerd verzuim aankondigen, kan veel verzuim voorkomen. Als je tijdig ingrijpt, kunnen je mensen beter functioneren. Ze melden zich minder vaak ziek. Je bespaart de kosten en het gedoe die met verzuim gepaard gaan.

Een zieke medewerker die vervangen wordt, kost minimaal het dubbele van wat hij normaal kost. Maar ook een zieke die niet wordt vervangen leidt tot productiviteitsverlies. Als je wilt weten wat jij concreet kunt doen om het verzuimpercentage terug te brengen naar een realistische 2%, neem dan contact met Werkplaats 21 op. Je mag ons betalen uit de kostenbesparing.

Smaken verschillen, talenten ook

Blog Werkplaats21 Smaken verschillen, talenten ook

Je kunt iemand een goede kok vinden. Die kok zet heerlijk eten op tafel. Dat wat op jouw bord ligt, is het resultaat van het talent van de kok. Als je verder kijkt, zie je dat heerlijk eten kan ontstaan door de inzet van verschillende talenten. De ene kok kan heel goed proeven: smaken herkennen en combineren (werkwoord: proeven). Een andere kok weet perfect wat er met ingrediënten gebeurt tijdens de bereiding. Die kan supergoed zien, horen, ruiken en voelen wat er in de pan plaatsvindt. Bij hem is alles precies goed gaar en heeft vis het lekkerste knapperige korstje (werkwoord: waarnemen). En weer een andere kok is heel creatief: zij maakt bijzondere combinaties, nieuwe gerechten en prachtig opgemaakte borden (vernieuwen). Deze koks hebben verschillende talenten.

Zo’n talentvolle kok kan zijn of haar talent ook in een andere vorm of werkomgeving inzetten. De goede proever zou ook koffie- of bier-keurder kunnen zijn of nieuwe yoghurt ontwikkelaar bij een zuivelfabrikant. De kok met de uitstekende kooktechniek had ook het vak van banketbakker kunnen kiezen. En de creatieve kok is in haar vrije tijd misschien wel interieurontwerper. Stel nou dat het restaurant van jouw talentvolle kok moet sluiten. Wat voor werk zal hij of zij dan zoeken?

Lekker druk

Blog Werkplaats21 Lekker Druk

Afgelopen zaterdag draaide ik bar-dienst bij de club waar mijn zoon voetbalt. De KNVB had een heleboel thuiswedstrijden gepland, het eerste speelde en ook de jeu de boules afdeling was er. Toen ik binnenkwam was het rustig. De meeste supporters stonden buiten hun ploegen aan te moedigen. Maar binnen een kwartier was het lekker druk en stond het vol met heel veel mensen die warme chocomel, ons beroemde broodje bal of toch al een biertje wilden. En het bleef vol tot ook het laatste elftal warm gedoucht met een verdiend biertje de overwinning had gevierd.

We stonden met drie ervaren vrijwilligers achter de bar. Samen konden we de drukte perfect aan. We liepen elkaar niet in de weg en konden lekker vaart maken. Alle drie hielden we in de gaten wanneer de voorraad glazen te klein dreigde te worden en dat de kleintjes bij het snoep ook aan de beurt kwamen. Aan beide kanten van de bar was en bleef het bijzonder gezellig. De tijd vloog en laat, maar zeer tevreden, fietste ik naar huis.

Het is wel eens anders. Op zo’n zaterdagmiddag dat het stil is en je met z’n drieën staat te hangen. Daar word ik heel moe van. Of als iemand is aangewezen om de bardienst te draaien maar daar overduidelijk geen zin in heeft. Of als je met z’n vijven bent ingepland op zo’n drukke dag en je elkaar weg staat te duwen bij één van de twee kassa’s.

Het verschil tussen werkstress en lekker druk? Een passende werkbezetting, weten wat je aan elkaar hebt en een gezamenlijk doel. Zelden zo’n grote omzet gedraaid.

Eenvoudig is niet simpel

Blog Werkplaats21 Eenvoudig is niet simpel

Zaterdag. Ik maak een klontje verse gist wakker in wat warm water met een schepje suiker. Dan kneed ik het papje door bloem met nog wat water en een snufje zout tot een deeg. Even laten rijzen, uitrollen, beleggen met de verse groenten die ik die ochtend heb gekocht en hup de oven in. Twintig minuten later zitten we met ons vijven aan tafel te genieten van een heerlijke eenvoudige zelfgemaakte pizza.

Woensdag. Mijn zoon moet werken van 18 tot 21 uur. Zijn broers zijn vandaag niet thuis en mijn man en ik werken nog. Dus hij schuift rond 17 uur een diepvriespizza uit de supermarkt in de oven. Twintig minuten later eet hij een pizza waar ook stabilisatoren, aroma’s en conserveermiddelen in zitten. En toch is hij niet lekkerder dan mijn zelfgemaakte.

Die supermarkt kan zo’n eenvoudige pizza als de mijne niet verkopen. Want wat je daar koopt is vele dagen eerder geproduceerd, vele kilometers getransporteerd, ingevroren en ontdooid. Zonder alle toevoegingen zou een pizza die op dezelfde manier is voorbereid als de mijne na zo’n traject volstrekt oneetbaar (en onveilig) zijn. Het proces van spullen verzamelen via bereiden tot eten is heel gecompliceerd geworden, en het product daardoor ook. Wie een eenvoudige verse pizza wil eten, kan dat alleen als ook het proces tussen boodschappen doen en eten eenvoudig is.

Voor complex werk in complexe omgevingen geldt hetzelfde. Aan het hoofdproces zijn om allerlei legitieme redenen activiteiten, afstemmingspunten en registraties toegevoegd. Dat maakt het werk vaak niet leuker of soepeler. Maar wie dat werk weer eenvoudig en prettig wil maken, kan niet volstaan met het eruit slopen van al die extra taakjes. Het weghalen van de complexiteit is alles behalve simpel. Daarvoor moet je eerst slimmer organiseren. Wij van Werkplaats 21 helpen je graag op weg.

Afslag Verandering

Blog Werkplaats21 Afslag verandering

Weet jij nog hoe het was, leren autorijden? Alleen al een bocht nemen was ingewikkeld: ogen, handen, voeten en brein moesten leren om een complexe serie handelingen snel en gecoördineerd uit te voeren. Je had een flink aantal lessen nodig om je rijtechniek en verkeersinzicht te ontwikkelen. Inmiddels heb je het rechts of links afslaan zo effectief geautomatiseerd dat je vooral niet moet nadenken bij wat je dan doet. Het is een nuttige routine geworden.

Sommigen van ons hebben die nuttige routine doorgetrokken naar een aanvullende gewoonte. Bijvoorbeeld om elke dag naar het werk of elk jaar op weg naar de vakantiebestemming via de snelweg van A naar Ver te zoeven. Dat kan handig zijn. Maar die snelweg maakt je ook minder flexibel. Tussen de vangrails kun je maar één kant op, en de volgende afslag is vaak vele kilometers verder. Je snelheid kan alleen maar tussen pakweg 100 en 130 kilometer per uur liggen. En als die snelheid veel lager ligt kun je al helemaal geen kant meer op en klaag je over “file”.

Wij mensen ontwikkelen gewoontes om ons handelen eenvoudiger te maken. Dat spaart energie en denkkracht. Maar gewoontes kunnen ook belemmerend worden. Ook in je werk en in je organisatie kun je last krijgen van gewoontes die remmend zijn gaan werken op je flexibiliteit.

Wij van Werkplaats 21 nodigen je uit om figuurlijk even stil te staan voordat je in de auto stapt die “werken” heet. Wat is het doel van je rit? Is de snelweg de handigste route om daar te komen? Of scheelt een kleine omweg irritatie in de file? Laat je Tom jou vertellen hoe je moet rijden of wil je dit keer zelf je route bepalen? Maak je keuze en ga dan op weg. Prettige ontdekkingsreis!