Hallo, wij zijn je collega’s

Werkplaats 21 blog Collega's

Een eigen bureau is een bijzonderheid geworden. Flexplekken of hoe ze ook bij jullie genoemd worden vind je inmiddels overal. Ben jij er al aan gewend of is het toch nog wennen, aanpassen en je weg vinden?

Kom je dan weer eens een keer op kantoor zit er iemand op jouw favoriete flexplek; zich van de prins geen kwaad wetend. Of zou ze juist extra vroeg van huis vertrokken zijn zodat zij net dat plekje dichtbij de verwarming en uit de tochtige luchtcirculatiestroom kon bezetten? Bezetten, kapen zul je bedoelen! Het kon natuurlijk niet lang uitblijven voordat iemand anders al die prettige voordelen van jouw flexplek zou ontdekken. Het was weliswaar een plekje heel dichtbij het management, ach tja die waren erg vaak met elkaar in overleg. En waren ze er wel, dan zat je toch mooi in het zicht.

Nadat ik met de app op een andere verdieping een vrije plaats had gevonden plugde ik al mijn apparaten in en melde me aan. Ik mijmerde: misschien zit ze daar wel altijd als ik er niet ben. En is ze net zo min blij als ik daar plots zit. Wie is zij trouwens, zou ik gewoon eens op haar af moeten stappen? Naadloos verdwaal ik in mijn werk. Waar komt mijn werk toch vandaan en waar gaat het dan naar toe. Nou dat weet ik wel: via de workflow komt het en via de workflow gaat het. Ik heb inmiddels ontdekt waar het na mij naar toe gaat, wie de volgende in de flow is.

Ik moet het echter doen met alleen een naam en een fotootje van zijn favoriete huisdier! Ik kan hem niet eens bellen. Wie is hij? Hij kan net zo goed aan het bureau daar zo schuin aan de overkant zitten. Maar je weet het niet, hè. Ik begin me zo langzamerhand eenzaam te voelen op kantoor. De enige bekende gezichten die ik nog regelmatig zie zijn mijn manager en de medewerkers van het bedrijfsrestaurant.

Terwijl ik opschrik omdat er keihard in mij oor wordt geroepen ‘Hallo, wij zijn je collega’s. We hadden ons heel goed verstopt!’, weet ik dat ik dagdroomde. Resoluut nam ik een besluit: Ik ga op zoek naar mijn collega’s en zal ze vinden ook!

Als je eenmaal begint te prutsen

blog-werkplaats 21-als-je-eenmaal-begint-te-prutsen

Het zal velen bekend voorkomen: als je eenmaal aan iets begint te prutsen, dan komt het uiteindelijk toch niet meer goed.

Ik ken dit uit mijn eigen hobbysfeer. Enthousiast en zonder doordacht ontwerp ga ik aan de slag. Dan komt er een moment dat je ontdekt dat het ontwerp enige omissies bevat. Dan ga je prutsen. En dat prutsen lokt opnieuw prutsen uit. Voordat je het weet heb je er veel tijd ingestoken en is het er allemaal niet beter van geworden. En het is al helemaal niet wat je er van verwacht had. Sterker nog, je bent nog verder afgedwaald van je eigenlijke doel en wat je in gedachten had.

Inmiddels heb ik er wel iets van geleerd. Ik maak het, binnen redelijke tijd, zonder al te veel te prutsen af en accepteer dat het een zes-minnetje is geworden. Of ik stop er mee, denk beter na én begin opnieuw.

Thuis kan ik dat gewoon doen. Maar kan ik dat op mijn werk ook?

Denk eens terug aan dat automatiseringsproject van een paar jaar geleden. Grootse plannen, grootse aankondigingen en het zou alle problemen op gaan lossen. Al snel bleek dat geschetste verwachtingen niet waargemaakt konden worden. ‘We moesten de schouders er maar onder zetten en gewoon doorgaan. We hadden nu eenmaal hiervoor gekozen.’, was het bericht van de afdeling Communicatie. De tijd schreed voort en pleister op pleister werd geplakt. Het was overduidelijk dat er bij iedere mijlpaal concessies werden gedaan aan het eindproduct.

Uiteindelijk heeft het project te veel tijd en geld gekost, is het te laat opgeleverd en heeft het niet de problemen opgelost zoals wat men voorgespiegeld had. Er zijn wel problemen bijgekomen, zoals onderlinge ruzie en overspannen medewerkers.

Dus let op als je eenmaal begint te prutsen. Want als je bij iedere stap die je zet 10% inlevert, wat hou je dan aan het eind van de rit nog over? Volgens de formule 100 * 0.9 * 0.9 * … wordt het dan echt heel snel minder.

Wat kan jij doen als het prutsen eenmaal begint?

Zwarte gaten … dichterbij dan je denkt

Blog-Zwarte-gaten-dichterbij-dan-je-denkt.jpg

De zomervakanties lopen weer op zijn einde. Uitgerust en vol energie kunnen we er weer een vol jaar tegenaan. September is een mooie maand om alles anders te gaan doen.

Ook die veeleisende manager, waarbij klaar nooit klaar is, bruist van energie. September is immers een mooie maand om alles anders toe gaan doen! Hoppa, volle kracht vooruit.

Maar al snel bekruipt je het gevoel dat er weinig anders gebeurt dan voorheen. We lopen alleen harder en laten ons opzwepen met de management modetermen van vandaag. “Kom op jongens, we moeten Pokémons vangen”.

Genoeg is nooit genoeg en ‘de eerste keer goed’ is eerder uitzondering dan regel. Vergadering na vergadering, waarvan je aan het eind van de dag denkt “wat zijn we nu eigenlijk verder gekomen dan we bij aanvang al waren?” Om maar niet te denken aan al die projecten die ‘innovatief’ en ‘noodzakelijk’ zijn, maar toch vaak een herhaling zijn van dat wat eerder al een keer mislukt is.

Dagelijks steek jij al je energie hierin. Uitgeput, soms zelfs teleurgesteld kom je thuis en je vraagt je af waar al je vakantie-energie is gebleven. Het lijkt al weer zo lang geleden.

Je zou bovenstaande voorbeelden kunnen zien als zwarte gaten. Een zwart gat slokt immers alle materie en energie op. Niets kan ontsnappen. Wat er in terecht is gekomen, komt er niet meer uit. Hoe bevlogen jij ook bent; jouw inzet, ideeën en geïnvesteerde energie is voor altijd weg. Demotivatie ligt dan serieus op de loer! met alle risico’s op productiviteitsvermindering of zelfs uitval.

Hoe ga jij om met die zwarte gaten in jouw organisatie? Herken je ze? Net zoals echt zwarte gaten moet je ze wel ontdekken. Je moet je best doen om ze te vinden. Maar ze zijn er. Dichterbij dan je denkt! En heb je ze eenmaal gespot, ben jij dan in staat om buiten het bereik van de waarnemingshorizon te blijven? Maar voor hoelang nog?

Welke signalen over een dreigend zwart gat pik jij op? Signalen bij jezelf en thuis, maar ook signalen bij collega’s en uit de organisatie. Wat doe jij om jouw energie optimaal te doseren en niet ten prooi te vallen aan een zwart gat? Misschien kan jij zelfs de natuurwetten weerstaan en zwarte gaten dempen! Ik ben benieuwd hoe jij dat dan doet.

 “Volgens de algemene relativiteitstheorie is een zwart gat een gebied waaruit niets, zelfs licht niet, kan ontsnappen, vanwege de extreme vervorming van de ruimtetijd door de zwaartekracht van een zeer compacte enorme massa. Rond een zwart gat is er een denkbeeldig oppervlak dat als grens optreedt, de waarnemingshorizon. Vlak boven deze waarnemingshorizon kan het licht nog net aan de zwaartekracht van het zwarte gat ontsnappen. Binnen de waarnemingshorizon leiden alle mogelijke banen naar het midden van het zwarte gat: er is geen ontsnappen aan.” (met dank aan Wikipedia)

Blog Werkplaats21 Zwarte gaten dichterbij dan je denkt
Zwarte gaten …  dichterbij dan je denkt.

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Bewaren

Koffiezetten met TAM

Blog Werkplaats21 Koffiezetten en het Technologie-Acceptatie-Model

Heeft u ook zo’n koffiezetapparaat met pads? En hoe bewaart u uw pads? Ook soms in een koker met een plastic ding erin waarvan je je altijd al hebt afgevraagd waar dat voor dient?

Enige maanden geleden werd mij voor de eerste en zeker niet de laatste keer uitgelegd wat de functie van het plastic ding is; als je het namelijk omhoog haalt dan tilt het de pads op en kan je er gemakkelijk eentje uitnemen. Natuurlijk heb ik dat de keren erop geprobeerd. Maar voor mij werkt het niet, eigenlijk vind ik het heel erg onhandig en inmiddels doe ik het weer helemaal op mijn eigen manier: gewoon schudden! De weken erop heb ik nog wel vaak moeten horen: ‘Weet je waar dat ding voor is?’ en ‘De meeste mensen begrijpen het niet’.

In de IT sector wordt een model gebruikt dat inzicht geeft of technologie al dan niet geaccepteerd en gebruikt zal gaan worden, te weten: het Technologie-Acceptatie-Model (Davis, 1989). In eenvoudigste vorm laat het model zien dat twee factoren een rol spelen bij acceptatie: 1. de bruikbaarheid, oftewel voegt het daadwerkelijk iets toe voor mij, 2. is het gemakkelijk te gebruiken.

Passen we dit model toe op dit voorbeeld dan voegt het plastic ding in de koker voor mij niets toe, want ik krijg de pad er toch wel uit. En daarbovenop vind ik het niet gemakkelijk om te gebruiken omdat ik nu twee handen nodig om een pad te scoren. Ik begrijp dus heel goed dat de functie van het plastic ding steeds opnieuw moet worden uitgelegd en dat anderen het nog steeds niet begrijpen!

Zou het nu zo kunnen zijn dat als je te vaak aan anderen moet uitleggen wat het doel of functie van iets is, het op termijn helemaal niet geaccepteerd en gebruikt gaat worden. Pas daarom op tijd het Technologie-Acceptatie-Model toe en voorkom nutteloze, onbruikbare en uiteindelijk  dus niet gebruikte  oplossingen.

Debiteuren en Crediteuren:
Samen sterker

Blog Werkplaats 21 Samen sterker

Het is donderdagmorgen 10.00 uur. Op de financiële afdeling zitten Debiteuren en Crediteuren net aan de koffie.

Crediteuren vertelt dat hij binnenkort twee weekjes op vakantie gaat. Hij vraagt aan Debiteuren of die tijdens de vakantie van Crediteuren de facturen wil inschrijven en boeken. Zo kunnen de werkzaamheden tijdens zijn afwezigheid gewoon doorgaan en is er geen verstoring voor de organisatie.

Debiteuren, een tijdelijke kracht die voor de komende twee maanden is vastgelegd, wil in principe best wel gehoor geven aan het verzoek van Crediteuren. Maar hij vraagt zich af of dat wel lukt binnen de uren die hij aanwezig is.

‘Ik moet nog veel leren op mijn eigen vakgebied. Dus vandaar dat ik wat huiverig ben om ja te zeggen. Misschien kost het mij wel heel erg veel tijd’, zegt Debiteuren tegen Crediteuren. ‘Zou jij mij dan misschien kunnen helpen met de tweede herinneringsronde? Kan je mij meteen leren hoe ik het beste contact kan opnemen met jullie klanten. Als ik dat sneller kan oppakken, heb ik denk ik wel ruimte om jouw facturen over te nemen.’

Crediteuren zag die vraag al aan komen en vindt het heel vanzelfsprekend dat de ander om een wederdienst vraagt. ‘Natuurlijk help ik je daar bij’, zegt Crediteuren.

Zo wordt de zaak snel beklonken. Samen gaan ze eerst de tweede herinneringsronde doen. Daarna laat Crediteuren aan Debiteuren zien hoe hij de facturen moet inschrijven.

Waarom voer je een beoordelingsgesprek?

Blog Werkplaats 21 Beoordelingsgesprek

Naar het schijnt is, volgens Carrieretijger.nl, het einde van het jaar(!) vaak een goed moment om de balans op te maken. In een eenzijdig en ongelijkwaardig gesprek spreek je als leidinggevende je oordeel uit over de prestaties van een werknemer. Dit beoordelingsgesprek dient grofweg drie doelen: (1) Het verbeteren van het functioneren, de prestatie en de motivatie van de werknemer. (2) Het optimaal benutten van de capaciteiten van de werknemer en (3) het formuleren van arbeidsvoorwaardelijke beslissingen, zoals bijvoorbeeld het verkrijgen van salarisverhoging.

Toen ik dit zo las, meende ik in een geschiedenisboek terecht gekomen te zijn. Kan het in 2016 echt waar zijn dat jij als leidinggevende maar 1 keer per jaar met jouw medewerker praat over diens functioneren, prestatie en motivatie? En is het net die ene dag in het jaar dat jij als leidinggevende ‘het optimaal benutten van de capaciteiten’ actueel maakt? Dat kan ik me niet voorstellen! Wat doe je dan de rest van de tijd in je rol als leidinggevende?

Als professionele leidinggevende ben je toch dagelijks bezig met het optimaal laten presteren van jouw medewerkers? Als je je machines en wagenpark dagelijks onderhoud geeft voor optimale prestaties, dan doe je dat toch ook dagelijks voor je waardevolle human assets? Logisch toch. De genoemde doelen 1 en 2 van het beoordelingsgesprek zijn hiermee voor mij dus al volstrekt overbodig geworden. Blijft over de arbeidsvoorwaardelijke beslissing. Als we dit nu eens transparant maken op basis bijvoorbeeld van het functioneringsgesprek (is trouwens ook geen pareltje!) dan is hiermee ook het derde en tevens laatste doel van het beoordelingsgesprek geëlimineerd.

Als een proces of activiteit geen doel heeft, waarom zou je het dan nog doen? En vanuit een lean oogpunt heeft dit eenmalige jaarlijkse proces zo geen toegevoegde waarde. Iets dat geen toegevoegde waarde oplevert, moet je dan ook vooral niet doen. Dus kunnen we dan niet beter gewoonweg stoppen met het voeren van beoordelingsgesprekken?

Wie van jullie is er al gestopt met beoordelingsgesprekken? Ik ben benieuwd op welke manier jij jouw medewerkers continu gemotiveerd houdt. En hoe benut jij de capaciteiten zodat de medewerkers optimaal functioneren en presteren? Zouden we met die kennis kunnen bereiken dat carrieretijger.nl op zijn minst een alternatief biedt voor de pagina: beoordelingsgesprek.

PS
Iedereen die nog niet klaar om te stoppen en wel een beetje hulp nodig heeft voor het voeren van beoordelingsgesprekken verwijs ik graag naar
carrieretijger.nl/beoordelingsgesprek.

Ik ga tegenwoordig vroeg naar bed

Blog Werkplaats 21 Ik ga tegenwoordig vroeg in verband met het nieuwe werken

De laatste tijd ga ik expres vroeg naar bed. De reden hiervoor is dat ik dan om 3.00 uur ’s nachts op kan staan. Ik heb de wekker niet eens meer nodig om wakker te worden. Bij een kopje koffie en een beschuitje ga ik dan lekker zitten mailen. Wat ooit begonnen was omdat het moest. Ik was immers eerder die dag vergeten de teamleider van de ochtendploeg te informeren over de te gebruiken norminstellingen voor de productiebatch van morgen. Is verworden tot een tijdelijk experiment om te kijken hoever mijn medewerkers gaan in het nieuwe werken anno 2016.

Tot mijn grote verbazing krijg ik de laatste dagen gedurende die nachtelijke sessies nu steeds vaker direct antwoord op mijn mails! Is het misschien daarom dat ik ’s morgens steeds meer collega’s met slaperige ogen bij de koffiecorner tegenkom? In de wandelgangen hoor ik zelfs dat er al collega’s zijn die de wekker zetten en er even uit piepen om hun mail te controleren. De baas kan jou immers een mail hebben gestuurd terwijl jij even afwezig en offline, lees: vrij, eten, sporten en slapen,  was. En die baas moet je niet laten wachten, tenzij je natuurlijk die promotie of financiële beloning aan je voorbij wilt laten gaan. En je wilt al helemaal niet onderdoen voor die collega’s die  ’s nachts wel ‘even de kleine moeite nemen‘ om op te staan en te reageren.

Eigenlijk te gek toch? We zitten nu allemaal al rond 15 uur te knikkebollen in vergaderingen. Dus ergens gaat er toch echt iets mis. Op de eerstkomende vergadering breng ik daarom de reactietijd op mails aan de orde. Een mail hoeft wat mij betreft niet binnen 5 minuten te worden beantwoord. Een instant reactie verwacht ik bij persoonlijk live of telefonisch contact en zeker niet bij mail. Het moet afgelopen zijn met die dikdoenerij en vermeende zichtbaarheid van ‘Kijk eens, baas. Ik werk OOK ’s nachts.’ We gaan het er morgen samen over hebben en samen tot ‘redelijke’ afspraken komen.  99.9% van alle mail is niet urgent en beantwoording hoeft dus ook niet ‘s nachts. Dit is een voorbeeld dat geen navolging vereist. Laten we alsjeblieft gewoon blijven doen. En nu maar hopen dat niemand het in zijn of haar hoofd haalt om er een gewoonte van te maken mij ’s nacht te gaan bellen!

“….. Er zijn steeds meer bedrijven die oplossingen proberen te vinden voor de onophoudelijke stroom aan e-mails die hun medewerkers doen ondersneeuwen. BMW geeft zijn werknemers het ‘recht op onbereikbaarheid’. Buiten werktijd wordt er geen e-mail gecheckt. Het kan nog gekker: Volkswagen heeft drastischer maatregelen getroffen om de e-mailstress bij zijn werknemers te verminderen. Dertig minuten na het einde van de werkdag worden de servers geblokkeerd, e-mail komt niet meer binnen en kan ook niet worden verstuurd. Een half uur voor start van de volgende werkdag wordt de server weer open gezet……”
http://www.slimondersteunen.nl/tag/volkswagen/

En toen werd het druk bij de kassa

Blog Werkplaats21 En toen werd het druk

Ik kom regelmatig in de supermarkt. Via de kassière en haar bandkassa verlaat ik de winkel. Wie is er niet mee opgegroeid. Je zet je boodschappen op de band en je scheidt deze af met het beurtbalkje. De hele opstelling is zo ontworpen dat deze bijdraagt aan een snelle doorstroming en een optimale afhandeling van het afrekenproces.

Wanneer je de enige klant bent in dit proces, is er weinig aan de hand. Het is een samenspel tussen jou en de kassière. Er is even tijd voor een praatje en voor of na het afrekenen pak jij rustig je boodschappen in. Met een prettig gevoel ga ik naar buiten.

Echter, vaker is het druk. Het relaxte tafereel lijkt dan getransformeerd tot een drukke ‘afrekenstraat’. En dan wordt het voor mij interessant. Oplettend volg ik de de dans van mensen, boodschappen, beurtbalkjes, mandjes, wagentjes, pasjes en zegeltjes.

Als het druk is lijkt iedereen ineens wel haast te hebben en kan het allemaal niet snel genoeg gaan. Vanuit het niets wordt de druk opgevoerd. Ineens staat de volgende klant al zo dichtbij zodat deze zonder problemen mee kan kijken terwijl ik mijn pincode invoer. Of die klant die mijn beurtbalkje en boodschappen iets opschuift zodat zij alvast haar boodschappen op de band kan zetten. Geen enkel plekje op de band mag immers onbenut zijn. Die band moet vol met boodschappen! En passant plet de kassière nog even met haar schuif mijn boodschappen omdat ze zich misschien wel opgejaagd voelt en vaart wil maken. Het eindresultaat is wel dat mijn courgette gehavend is, mijn appeltaartje gedeukt en ik met slechte zin de winkel uitga. En aan anderen te zien was ik echt niet de enige.

Hoe herkenbaar is dit, dat als het druk is we allemaal willen pushen? En in dat duwen steken we met zijn allen veel energie. Maar vragen wij ons dan nog wel eens af: gaat het nu echt daadwerkelijk sneller én is de onderlinge sfeer dan nog steeds wel goed?

Als je ziet hoe gemakkelijk dit gebeurt in de supermarkt, dan is jouw voorbeeld uit de dagelijkse praktijk snel gevonden. Wat doe jij nu in zo’n geval?

Mijn talent is: structureren

Blog Werkplaats21 Mijn talent is

Het heeft enige tijd geduurd maar in samenwerking met onze talentspecialist ben ik er nu achter. Mijn talent is structureren.

Met pen en papier, een beetje krassen en woorden opschrijven ordende ik altijd al mijn eigen gedachten tijdens gesprekken en vergaderingen. Naderhand werkte ik dit dan uit in meer leesbare schema’s en teksten. Deze vorm van structureren hielp mij om grip te krijgen op complexe situaties. En het verschafte mij ook een basis waarop ik kon terugvallen. Soms was dat nodig. Er was bijvoorbeeld onduidelijkheid ontstaan over de achterliggende gedachten bij een beslissing. Die stonden dan in mijn schema. Ik deed het structureren toen eigenlijk veel meer uit zelfbescherming dan dat ik het voor anderen deed.

Pas toen een collega in een heftige discussie over een complexe zaak zo’n schets van mij naar zich toe trok, werd ik mij bewust van de kracht van de tekening. Ze ging met haar vinger over het papier terwijl zij met haar eigen woorden vertelde hoe de situatie in elkaar stak en de rest van de aanwezigen knikte instemmend. Mijn gekras had overzicht voor anderen gecreëerd en dat terwijl ik eigenlijk niks anders dan anders had gedaan.

Sindsdien houd ik mijn schetsen niet meer voor mijzelf, maar laat ik ze een prominentere rol spelen in mijn gesprekken en vergaderingen. Ik zie dat moeilijke gesprekken zo sneller tot duidelijkheid komen omdat er bij de deelnemers overzicht ontstaat. En omdat ze zo gemeenschappelijk grip krijgen op situaties, nemen ze sneller en betere besluiten.

Nu ik weet dat structureren mijn talent is, valt het mij steeds vaker op dat dat structureren eigenlijk heel vanzelfsprekend gaat. Ik hoef daar niet eens over na te denken, dat gaat vanzelf goed.

Heb jij mijn mail al gelezen?

Blog Werkplaats 21 Heb jij mijn mail al gelezen

Sta ik daarnet in de pantry even te genieten van een thai latte na weer een te lang en improductief werkoverleg. Terwijl ik net een plannetje bedenk ik om het volgende overleg goed (lees: voor mij prettig, relaxt, effectief en efficiënt) door te komen, duikt er uit niets een vage collega van een andere afdeling op. Ruw wakker geschud keer ik terug in de realiteit. Direct wordt de volgende vraag op mij afgevuurd: ‘Hé gast, heb je mijn mail al gelezen?’

Ietwat beduusd knik ik van nee en zeg sorry. Waarom verontschuldigde ik mij trouwens, dacht ik nog? Ik had toch de hele ochtend in vergadering gezeten? Maar ergens bekruipt mij het gevoel dat er wel haast bij moest zijn en heel belangrijk, want waarom zou hij anders helemaal hier naar toe zijn gekomen?

Extra informatie omtrent de urgentie volgde al snel: ‘Ik heb hem al een uur geleden verzonden!’ Nu wist ik het zeker, het moest gaan om een zaak van leven of dood.

Doorvragen leerde mij dat de vage collega op zoek was naar een mail van zo ongeveer een maand of zes, zeven geleden, dat wist hij niet precies, en ik was ge-cc’d. Vandaar. Hij kon hem zelf niet zo snel vinden en hij had hem de volgende maand al nodig.

Ik opperde of beter zoeken misschien iets zou kunnen zijn. En op mijn vraag of hij in het uiterste geval dan niet beter af was bij oorspronkelijke verzender van de mail, antwoordde de vage collega: ‘Die had ik natuurlijk tegelijkertijd met jou al gemaild, maar die is er nu niet en ik dacht dan kan jij wel even voor mij kijken!’.

Tja, mijmer ik, met continu verbeteren zijn in deze organisatie snel grote stappen te maken. Trouwens, ergens reken ik erop dat er nog wel een mail van deze collega gaat komen en wel met het volgende onderwerp: Heb je nog iets met mijn vorige mail gedaan?