Goede voornemens

Blog Werkplaats 21 Goede voornemens

Het nieuwe jaar is net begonnen en het is weer tijd voor goede voornemens. Overal merk je dat de wereld om ons heen in rap tempo verandert. Wil je mee kunnen blijven doen dan is succesvol kunnen veranderen essentieel. Maar hoe pak je dat nu handig aan?

Je kunt je bijvoorbeeld inschrijven voor de masterclass ‘Succesvol veranderen in 2016’. Niks mis mee natuurlijk. Als jouw organisatie complex is en de verandering ingrijpend, is het verstandig om die verandering grondig voor te bereiden. Dus zo’n masterclass kan dan helpen om een gestructureerde aanpak te kiezen. ‘Zet alvast de eerste stap’, stond er in het onderwerp van de uitnodiging. De eerste stap is een heel belangrijke en misschien wel de lastigste want je moet een keer ergens starten.

De datum van de workshop is 17 mei 2016 en aanmelden is nog mogelijk. Is dat niet wat laat? Kan je dan nog wel spreken van goede voornemens? Na de masterclass heb je natuurlijk ook nog tijd nodig om tot een plan van aanpak mét draagvlak binnen de organisatie te komen. Dan heb je de zomerperiode om de tijdlijnen uit te zetten en kan de besluitvorming in september starten. Als alles dan goed gaat, wordt de implementatiedatum 1 januari 2017.

Dus als er geen dringende urgentie is om te veranderen, dan is inschrijving voor de masterclass Succesvol veranderen misschien inderdaad een goede eerste stap. Maar als er in jouw organisatie dringend vanaf morgen veranderingen op gang moeten komen, dan moet je gewoon nu beginnen met Werkplaats 21. Hands-on, zonder masterclass, maar wel met alle betrokkenen direct aan de slag. Dan is jouw eerste implementatiedatum morgen, in plaats van 1 januari 2017.

Kortom: volg een masterclass als het later kan en ga aan de slag met Werkplaats 21 als het nu moet. Die eerste stap kun je vandaag al zetten.

Een kerstverhaal

Blog werkplaats21 Een kerstverhaal 2015

Het volgende verhaal hoorde ik vorig jaar tijdens de kerstdagen. Ik ben er nog steeds van onder de indruk en deel het daarom graag:

Dinsdag 23 december 2014 om 12.00 hadden wij op de zaak de eerste kerstlunch ooit. Wij zijn niet zo’n grote maar wel hechte organisatie, 15 vaste fulltime krachten en 3 deeltijders. In goede en minder goede tijden hebben we met zijn allen, zonder uitzondering, de schouders er onder gezet en overleefd.

De manier waarop de kerstlunch was georganiseerd paste precies bij hoe wij zijn als organisatie. Het managementteam had de vergaderzaal vrolijk versierd en de klantenservice had voor feestelijke en persoonlijke uitnodigingen gezorgd. Alle medewerkers hadden iets meegenomen voor de lunch. Het teveel aan borrelnootjes benadrukte de gezellige sfeer van onderlinge verbondenheid.

Ik vond het fijn om zo bij elkaar te zijn en was trots op mijn baan, werkgever en collega’s. Tegelijkertijd wist ik dat het bedrijf in zwaar weer zat. De orderportefeuille was nagenoeg leeg en er was weinig beweging in de markt. Paste die feeststemming eigenlijk wel?

Mijn gedachten werden ingevuld door de adjunct directeur toen hij opstond en een korte speech hield. Hij roemde eenieders inzet het afgelopen jaar voordat hij een somber beeld van de toekomst schetste. Het was simpel:’ 3 man er uit, of ik er uit! Ik heb er voor gekozen om jullie per direct te verlaten. Dat kan, want ik weet zeker dat jullie zonder mij dit bedrijf door het dal heen zullen trekken en weer zal laten floreren.’ En hij rondde af met ‘Als het weer beter gaat nemen jullie mij gewoon weer aan.’

Rest mij te vermelden dat de adjunct sinds september weer terug is en dat ze al weer enige tijd 3 extra parttimers inhuren.

Werkplaats 21 wenst u prettige feestdagen en een gezond, vernieuwend en succesvol 2016. Gewoon doen!

Wet van de afnemende meeropbrengsten

Blog Werkplaats 21 Wet afnemende meeropbrengsten

Eetgelegenheden zijn altijd dankbare onderzoeksobjecten omdat ze zo goed inzicht geven in hun werkprocessen. Stel je nou eens fastfood restaurant voor op een zonnige zomer zondag om 1800 uur. Je bent zeker niet de enige, maar toch sluit je aan in de lange rij. Terwijl ik wacht let ik automatisch op de krioelende menigte van personeelsleden en de lengte van de wachtrijen.

Na ongeveer een kwartier stel ik vast dat er per minuut eigenlijk wel erg weinig bestellingen worden uitgeleverd. Fastfood en just in time zijn mooie woorden waar ik op dat moment dus niks mee kan. Ik begin me zorgen te maken over de inrichting en onderlinge afstemming van de werkprocessen. En ook de wijze waarop ze worden bestuurd.

Terwijl ik me dat afvraag arriveert de manager achter de counter. Redding lijkt nabij. Maar wat doet hij nou? Hij gaat meewerken! Alle hoop een snelle afloop vervliegt in hetzelfde moment en ik zie de rijen meteen nog langer worden.

Zou dit dan de wet van de afnemende meeropbrengsten in de praktijk zijn? Of is er gewoon ‘herrie in de keuken’?

Wie mailt er nog?

Blog Werkplaats21 Wie mailt er nog?

Stel je nou eens voor dat deze collega’s aan jouw blok zitten. En je hebt een vraag voor één van beiden. Wat doe jij dan? Stuur je een mail of sta je op, loopt even om de bureau’s heen en stelt persoonlijk de vraag. Ik weet zeker dat ik en waarschijnlijk heel veel anderen het laatste zouden doen.

Maar stel je nu eens voor dat deze collega’s op jouw afdeling werken. Wat doe je dan? Stuur je een mail of ga je even naar ze toe?

Wat nu als ze op een andere afdeling werken, maar wel op dezelfde verdieping? En wat als ze in hetzelfde gebouw werken of gewoon klanten zijn?

Waar ligt jouw grens? Wanneer ga jij mailen? Vraag jij je nog weleens af waarom je altijd een mail stuurt en niet meer kiest voor het persoonlijke contact?

Onderzoek wijst uit dat persoonlijke contacten meer plezier in het werk geven en jou productiever maken. En je weet nooit waar het misschien toe leidt.

Blog Werkplaats21 Wie mailt er nog -2 Of drink jij misschien liever een digitaal kopje koffie?

Organizational wormholes: Alleen in vakantietijd?

Blog Werkplaats 21 Organizational Wormholes

“De naam wormgat komt van de analogie die vroeger gebruikt werd om het begrip uit te leggen: beeld je in dat het universum de schil van een appel is, en een worm van de éne zijde van de appel naar de andere zijde wil geraken. Als de worm op de schil van de appel blijft is de kortste afstand de helft van de omtrek van de appel. Maar als de worm in plaats van rond te gaan, een gat graaft recht door de appel, is de afstand merkbaar minder, namelijk de diameter van de appel (met dank aan Wikipedia).”

De leukste periode van het jaar om naar mijn werk te gaan vind ik de vakantietijd. Niet iedereen is er en er lijkt sprake te zijn van permanente onderbezetting. Toch is de sfeer vaak meer ontspannen en het is dan mooi om te zien dat iedereen zich toch maximaal inspant om de klus toch te klaren. Ik denk dat we dan ook meer genieten van wat we bereiken en afronden. Je hoort zo tussen de regels door: ‘Dat hebben we dan toch maar mooi gedaan (met de beperkte tijd en middelen die ons ter beschikking stonden)!’ Op die momenten zie ik echte bevlogenheid bij de medewerkers.

Toeval of niet, maar juist in de vakanties kiezen we slimmere werkwijzen die we normaal niet gebruiken of mogen gebruiken. Het blijkt dat het werk dan eenvoudiger, sneller en vooral leuker gedaan kan worden dan in de standaard setting! Ik noem dit ‘wormgaten in organisaties’ (of in het jargon ‘organizational wormholes’).

Eind augustus zijn de meeste afdelingen weer op volle oorlogssterkte. En wat doen we dan met onze ervaring met wormholes? Gaan we weer gewoon verder met waar we voor de vakantie al mee bezig waren? Of nemen we de tijd om deze opgedane kennis te delen en zo continu verbeteren in praktijk te brengen?

Voorjaarsschoonmaak

Blog Werkplaats 21 Voorjaarsschoonmaak

“We kiezen voor fewer, maar wél bigger en better”, zegt Klein tegenover De Volkskrant als hij uitlegt waarom de publieke omroep de bezem haalt door het aantal websites en themakanalen. Dus minder doen, maar wel met meer focus en de wil om te excelleren. En passant wordt er geld vrijgemaakt.

Wat geldt voor websites en themakanalen, gaat natuurlijk ook op voor bedrijfsprocessen. Gedurende hun levenscyclus worden bedrijfsprocessen omvangrijker en complexer. Ze kunnen zelfs zo complex worden dat je op een zeker moment geen actie meer durft te ondernemen om er maar iets aan te veranderen. Bijvoorbeeld omdat niemand meer weet waar die controle daar ook al weer voor nodig was. Een risico is hiermee geboren.

Wij maken vaak de vergelijking met het opruimen van je zolder. Zo in de loop van de tijd is er van alles op je zolder terecht gekomen. Vaak weet je niet eens meer waarom je iets hebt en waarom je het nog steeds bewaard. Maar het wordt wel vol en je moet steeds meer moeite doen om over dingen heen te stappen of nieuwe vrije plekjes vinden. Ditzelfde geldt voor bedrijfsprocessen: door continue wijzigingen, aanvullingen, uitzonderingen en nieuwe wensen groeit het aantal uit te voeren handelingen toe. Maar hoe vaak vraag je je af of dit alles wel nodig is? Voegen alle activiteiten wel waarde toe voor klant?

Wij van Werkplaats 21 adviseren iedereen om tijdig en vooral periodiek zijn of haar bedrijfsprocessen te scannen en de spreekwoordelijke zolder op te ruimen. Zo creëer je ruimte om opnieuw te kunnen excelleren. Een alternatief kan zijn een andere woning met een, nu nog, lege zolder! Maar welke risico’s neem je dan?

Waarom uitstellen?

Blog Werkplaats21 Waarom uitstellen

Vorige week was ik bij de specialist toeschouwer van het volgende tafereeltje:

‘Hoe print je ook al weer een label voor een recept?’, vroeg de specialist. ‘Ik vergeet dat iedere keer.’ Waarop de receptioniste prompt de muis overnam en met enige klikken de labelprinter aan het werk zette. ‘Oh, zit het achter die menu-optie verstopt!’ Achtereenvolgens plakte de specialist het label op het receptenbriefje, noteerde de datum erop, plaatste haar handtekening en gaf het briefje vervolgens aan mij.

Toen zei de tweede receptioniste, die inmiddels was gearriveerd: ‘Je kunt een recept ook direct op de printer printen, hoor. Dan hoef je de sticker niet meer te printen en te plakken’. ‘Oh ja? Nou dat is handig.’, antwoordden receptionist en specialist in koor, en ze gingen vervolgens gewoon verder met waar ze mee bezig waren.

Hoe gaat dit nu meestal verder?

Of er gebeurt helemaal niets en er blijven verschillende manieren van uitschrijven van recepten bestaan. Als zodanig blijft er sprake van onduidelijkheid en verspilling omdat er tenminste twee aparte infrastructuren blijven bestaan voor recepten.

Of men gaat uitgebreid overleggen dat het nodig dat zij deze nieuwe manier van printen ook beheersen en dan trekt men de agenda’s om een goed moment te prikken. Het bespreken en organiseren kost zo duidelijk meer tijd dan de eigenlijke tijd die nodig is om het nieuwe printen daadwerkelijk te leren.

Maar zou het niet slimmer zijn om nu even samen te gaan zitten. Pak dit moment om met zijn drieën duidelijkheid te creëren over de standaard wijze van printen van recepten. Plaats en tijd zijn nu immers optimaal. Dat is kijken, zien en doen in de praktijk. De voordelen spreken voor zich: geen verschillende manieren van werken, up to date gedeelde kennis, en het is geregeld. Dus gewoon doen!

Alleen in de spiegel kijken helpt niet altijd

6 mei en de zon schijnt ‘s morgens al weer fel door het raam naar binnen. Ik sta voor de spiegel en kijk of ik in deze outfit op pad kan gaan. Met een klein instemmend knikje keur ik mezelf goed.

Net op het punt dat ik mijn schoenen erbij wil gaan zoeken staat mijn vriendin naast mij en zegt: ‘Heb je nu nog steeds dat donkere winteroverhemd aan?’ vervolgd door ‘Zou je niet iets vrolijkers aantrekken, bijvoorbeeld dat frisse oranje overhemd? De winter is nu echt voorbij hoor!’

Tja en dan komt de glimlach, ze heeft best gelijk. Vreemde ogen dwingen. Je ziet het ingesleten karrespoor zelf niet meer en je blijft in de routine van het overhemd dat het meest dichtbij hangt. Alleen kijken in de spiegel helpt dan niet, soms heb je er iemand anders bij nodig om iets anders te zien.

Gelukkig duurt het nu weer even voor de herfst komt. Zo kan ik mijn eigen olifantenpad voor zomerse overhemden weer creëeren. Oh ja, straks ook niet vergeten te wisselen naar korte mouwen! Maar ik weet zeker dat mijn vriendin dat meldt wanneer ik het wel zou vergeten.

Typisch een voorbeeld van een Werkplaats 21 interventie: Heb je inzicht gekregen en de eerste stap gezet, dan ga je zelf aan de slag. En wij kijken nog af en toe even met je mee.

Over de muur, of …

Blog Werkplaats 21 Over de muur

‘Moet je eens kijken, wat ze nu weer hebben aangeleverd!’ ‘Hallo, hadden ze dat niet eerder even kunnen melden!’ ‘En dan moet ik het weer allemaal oplossen!’

Wie herkent dit niet? Vaker dan je leuk vindt krijg je zaken met fouten, onvolledig of te laat aangeleverd. Dan krijg je de indruk dat het werk gewoon over de muur wordt gegooid en er geen rekening wordt gehouden met jou als volgende schakel in het proces. Daar baal je van. En wat doe je dan?

Waarom zou een bedrijfsproces niet gezien kunnen worden als een 4*100 meter estafette bij atletiek? Hier doet iedere atleet zijn uiterste best om zijn eigen 100 meter zo snel mogelijk af te leggen. En vervolgens spant hij zich maximaal in om het stokje zo goed en snel mogelijk, in de zogenaamde 20 meter-zone, over te dragen aan de volgende loper. Het is geslaagd als het stokje zonder te zijn gevallen over de finish komt. Hier is veel afstemming en oefening voor nodig, maar die investering levert een beter resultaat op waar iedereen blijer van wordt. Stel je eens voor dat je dit toepast op jouw bedrijfsproces.

Ongewoon doen is heel gewoon (2)

Blog Werkplaats 21 Ongewoon doen is heel gewoon 2

Was de invoering van de verplichte rekentoets misschien een ongewone interventie om het rekenonderwijs naar een hoger niveau te tillen, het criterium om te slagen voor de rekentoets is ook best verrassend.

De rijksoverheid geeft vrij duidelijk aan wanneer je geslaagd bent en wanneer er een voldoende behaald is. Bij ‘vraag-en-antwoord’ staat: Je bent geslaagd als het gemiddelde cijfer voor de vakken van het centrale examen ten minste een voldoende is. Dat is onafgerond een 5,5 en Ga bij de berekening van het gemiddelde cijfer van het centraal examen uit van het onafgeronde cijfer. Je moet ten minste een 5,5 halen. Daarna gelden de overige uitslagbepalingen. Heb je gemiddeld een 5,4 gehaald? Dan ben je gezakt.

Het voorgaande laat geen onduidelijkheid over: 5,5 is een voldoende. Maar voor de verplichte rekentoets geldt volgens de kamerstukken van de Tweede Kamer aanvankelijk dat een 4,5 voldoende is om te slagen. Waarom introduceren ze nu deze complexe rekenregel?

Om te weten of je straks geslaagd bent, moet je dus heel goed kunnen rekenen. Is de rekentoets nu al overbodig geworden?