De vijf stappen naar beleid dat écht werkt

Het elan is terug. Na het overleven in de crisis en het opkrabbelen, zien we nu steeds meer organi­saties bouwen aan hun koers voor de toekomst. Maar hoe ontwik­kel je nu beleid dat écht gaat werken? Dat doe je in vijf eenvoudige stappen.

1. Formuleer het doel én wat dat opbrengt

Benoem het doel zó duidelijk en compact dat het voor iedereen onthoudbaar en richtinggevend is. Ook de meerwaarde moet helder zijn. Want mensen zijn alleen bereid iets nieuws te gaan doen als ze zelf vinden dat de verandering hen méér oplevert dan doorgaan op de bekende weg.

Beleid ontwikkelen en implementeren gaat via twee wegen die elkaar steeds kruisen: de ene betreft de feitelijke stappen van de beoogde verandering, de andere is gericht op de mening en acceptatie bij de medewerkers.

2. Beschrijf de verandering

Een organisatie is een groep van mensen die hebben besloten samen te werken en taken te verdelen om een bepaald doel te bereiken. Als je beleid maakt of verandert, is het belangrijk de organisatie te beschouwen vanuit deze drie gelijkwaardige invalshoeken:

• proces: wat wijzigt er in de werkprocessen?
• samenwerking: wat verandert er in werkrelaties en in de interactie tussen mensen? Denk aan structuurwijzigingen, overlegvormen, andere communicatiemiddelen en dergelijke.
• individu: wat verandert er in de activiteiten van de individuele betrokken medewerker?

Beschrijf per verandering wat er moet gebeuren om hem tot stand te brengen. Zo ontstaat een praktische actiepuntenlijst.

3. Analyseer de veranderbereidheid

Werkplaats 21 gebruikt het DINAMO-model van Erwin Metselaar om te analyseren wat de medewerkers nodig hebben om in beweging te komen. Dit model kent drie drijvende krachten die de veranderbereidheid beïnvloeden:

• moeten: in hoeverre vindt iemand de verandering noodzakelijk, vanuit zichzelf of omdat de omgeving duidelijk maakt dat verandering onvermijdbaar is?
• willen: in hoeverre ziet iemand de toegevoegde waarde van de verandering voor zichzelf?
• kunnen: zijn er adequate informatie, competentie, tijd en middelen beschikbaar om te kunnen veranderen?

 4. Maak een Plan van Doen

Je Plan van Doen maak je in de omgekeerde volgorde. Optimale veranderbereidheid is immers de basis voor de best passende inhoud én succesvolle implementatie van je beleid.

Verzamel in gesprek met de betrokken medewerkers antwoorden op de volgende drie punten:

• weten: wat moeten A en B weten om te begrijpen en te accepteren dat het nieuwe beleid nuttig of noodzakelijk voor henzelf is? En welke informatie hebben ze nodig om daadwerkelijk anders te kunnen gaan handelen?
• leren: wat moeten C en D leren om nieuwe taken of werkwijzen uit te kunnen voeren?
• vertrouwen: wat hebben A, B, C en D nodig om voldoende vertrouwen in anderen én in zichzelf te hebben om daadwerkelijk te veranderen?

Een deel van de informatie die je nu hebt, gebruik je voor de inhoudelijke uitwerking van het beleid. Daarnaast heb je nu belangrijke ingrediënten voor je begeleidende communicatie-, opleidings- en implementatieplan. Vervolgens voeg je al deze elementen samen met de praktische actiepuntenlijst uit stap 2.

Het geheel werk je uit met de bekende “wie doet wat wanneer en met welke middelen”. En met het antwoord op de vraag: wanneer ben je tevreden?

5. Implementeer, leer en verbeter

Hou de aanpak en de verandering zo eenvoudig mogelijk. De meeste mensen stoppen met bewegen als ze niet weten wat ze moeten doen of waar ze naar toe gaan. Dat wil je vermijden. Het is altijd gemakkelijker om een fout te corrigeren of een extra stap in te bouwen, dan iets wat té complex is weer te ontwarren.

Wanneer je als organisatie laat zien dat leren en continu verbeteren hoort bij deze tijd, hoef je aan de mensen niet meer uit te leggen dat veranderen normaal is. Zij weten dat namelijk al.

Fujio Cho, topman van de Toyota Motor Corporation zei het zo treffend: ”plans are things that change”.